Añadir según el día de visita

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Solución para planificar rutas de Vendedores

Pensado para rutas de personal que NO realiza Entregas, retiros o Cobros, sino que debe visitar a los clientes regularmente en un día fijo de la semana.

¿Cómo funciona?

La opción añadir Ordenes "Por frecuencia de visita" crea Ordenes, de forma automática para todos los clientes que tengan configurado un día de la semana (Lunes, Martes, Miércoles, etc) y además, si el cliente tiene asignado un vendedor o vehículo, la Orden creada se asigna automáticamente a ese vendedor o vehículo.

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Para tener esta funcionalidad

Debes solicitarla al equipo de Onboarding, si estás en etapa de implementación o al equipo de soporte si ya la finalizaste.

Preparación de la base de clientes

Desde la capa Clientes debes asignar un día de visita y además de forma opcional, un dispositivo a cada cliente.

Puedes hacerlo uno por uno, editando los atributos de un cliente, o puedes hacerlo de forma masiva.

Para asignar días de visita y vendedores de forma Masiva, sigue estos pasos:

PASO 1: Descarga tu base de clientes

PASO 2: Completa las columnas del archivo

Completa las columnas "Dispositivo Asignado" y "Día de visita" en el archivo descargado.

Para completar el día de visita puedes utilizar estos formatos:

• LU,MA,MIE,JU,VIE,etc (Separados por coma)
• LU-MA-MIE-JU-VIE-etc (Separados por guión)
• Lunes - Martes - Miércoles - etc

Para completar el Dispositivo Asignado utiliza el mismo nombre de los dispositivos que ves en el planificador, por ejemplo, Vendedor 1, Vendedor 2, etc.

PASO 3: Importa el archivo

Desde Nuevo Cliente > Importar Archivo, vas a acceder una pantalla de ayuda para actualizar tu archivo. Con los días de visita y los dispositivos asignados tus clientes, termina la preparación de tu base de clientes.

Añadir las Órdenes y planificar las rutas

En el planificador, desde Seleccionar Órdenes > Añadir Nuevas > Por frecuencia de visita, ya puedes generar las rutas de tu equipo de ventas o personal de campo.

Primero debes seleccionar la fecha de inicio de las rutas, con esa información el sistema va a reconocer cuál es el día de la semana que corresponde a la fecha que elegiste.

Luego, cuando añadas las Órdenes Por frecuencia de visita, la siguiente pantalla te dará un resumen de la cantidad de Órdenes que se van a añadir para el día elegido:

En la imagen de referencia:

• **La fecha 2023-11-28 corresponde al día MARTES, entonces el sistema buscará en tu base de clientes, todos aquellos que tengan asignado el día Martes.
• Hay 320 clientes con día de visita Martes, de un total de 2002 clientes cargados en QuadMinds.
• De los 320 clientes con día Martes configurado, hay 39 que no tienen un dispositivo asignado (las Ordenes se añadiran y podrás asignarlas a los vehículos)
• Donde dice "Rutas para el día MARTES" aclaramos cuantos dispositivos tendrán Ordenes asignadas.

El código de las Órdenes generadas automáticamente tendrá el siguiente formato: OFAAAAMMDD99999

Donde:

• OF es un prefijo
• AAAAMMDD debe ser la fecha coincidente con la fecha de ruta seleccionada por el usuario, por ejemplo: Si hoy es Martes 26/09/2023, pero en el planificador selecciono como fecha de ruta el 28/09/2023, la orden debe generarse como OF202309289999
• 99999 es un número incremental que no se repite.
• El tipo de Orden será “Entrega” (Por default)
• La Fecha de Orden será la misma que la Fecha de la Ruta que elegiste (puede ser la fecha actual o una fecha futura)

Para finalizar

Una vez tengas las Rutas armadas, no olvides publicar el plan para que el equipo de trabajo vea las rutas en DriverApp.