Resumen de temas

Este documento es una guía para cargar órdenes (pedidos y clientes) en la plataforma de QuadMinds.

Comienza con una definición de lo que se considera una orden en QuadMinds. Luego, se detalla cuáles son los atributos requeridos para cargar una orden en la plataforma como el código de cliente, el nombre de destino, la dirección, la fecha y el tipo de operación.

• Definición de una orden
• Atributos de una orden
  • Requeridos
  • Generados en la importación (autogenerados)
  • Opcionales pero fundamentales

¿Qué es una Orden en QuadMinds?

Hablamos de órdenes para referirnos al tipo de tarea que se debe realizar en cada cliente (es decir "lo que hay que hacer":

• Entrega: De Pedidos, Productos, Cajas, Bultos, Activos, etc.
• Retiro: Colecta, recolección, recogida de activos o productos.
• Cobro: Tareas de cobranza.

Atributos de una Orden

👍

Los atributos aplican a cargar órdenes:

• Desde el archivo QuadMinds
• Desde tus archivos
• Carga rápida (una por una)

Requeridos

Son los necesarios para cargar ordenes al planificador; Se trata de los datos mínimos requeridos para ubicar a un cliente en el mapa, saber ¿Qué hay que hacer? y ¿Cuándo?

🚧

Atributos Requeridos (obligatorios)

• Código de cliente
• Nombre de destino/Cliente
• Calle y Número
• Ciudad
• Provincia/estado
• Código de orden
• Fecha
• Tipo de operación (Entrega, Retiro, Cobro)
• Duración de la entrega

• "Código de cliente", es un identificador único para cada domicilio de entrega. Por ejemplo, si un cliente tiene 3 direcciones de entrega, deberás asignarle un código a cada una. El nombre del cliente lo puedes repetir sin problemas.

• "Nombre del destino/cliente": Este dato es importante porque lo visualizará el conductor en la app de certificación de entregas.

• "Calle y número" y "Ciudad, Provincia o Estado", son datos necesarios para que googlemaps pueda ubicar el cliente en el mapa (geocodificarlo). Si estos datos estuvieran correctos y completos, el importador de órdenes geocodificará automáticamente el cliente. Si solo cuentas con alguno de los campos o los mismos no están bien definidos, deberás geocodificar el cliente a mano.

📘

"Geocodificar" o "georeferenciar" es transformar la descripción de una ubicación (el texto ingresado) en una ubicación en el mapa (coordenadas)

• "Fecha": Es la fecha en la que hay que realizar la Orden. Como las ordenes que vas cargando, quedan guardadas en la plataforma, la fecha es la forma de traer al planificador solamente las ordenes que se asignarán a las rutas.

• "Tipo de operación": Es el tipo de Orden, es decir, el tipo de tarea a realizar en el cliente o destino; E para ordenes de Entrega y R para ordenes de Retiro. Además de ser obligatorio, te resultará útil para filtrar las ordenes en el mapa del planificador. Además, el conductor visualizará en la app, las ordenes diferenciadas por tipo para saber que tiene que hacer con cada orden.

• "Duración de la entrega": Es el tiempo (en minutos) que estimas que debería durar la tarea de realización de la orden.

🤓

¿Qué sucede si falta algún campo obligatorio?

Las órdenes a las que le falte algún atributo obligatorio no se cargarán en el planificador.

En caso de que no cuentes con toda la información, hay algunos atributos que los puede generar QuadMinds. Para eso debes cargar las órdenes Desde tus archivos o mediante carga rápida.

👍

Si Cliente ya fué cargado previamente

Solo debes especificar el "código de cliente" y los datos de la Orden.

Con el "código de Cliente", los datos de la dirección y el nombre del cliente se traeran de tu base de clientes de QuadMinds. Y los datos de la Orden que debes especificar son:

• Código de orden
• Fecha
• Tipo de operación (Entrega, Retiro, Cobro)
• Duración de la entrega

Cargar varias órdenes a un mismo cliente

Si a un cliente hay que asociarle más de una orden, se debe repetir la fila del cliente tantas veces como órdenes haya que asociar.

Por ejemplo: El cliente 1 tiene 5 órdenes de entrega, entonces, el archivo debería quedar así:

Cargar varios productos a una misma Orden

Si una Orden está compuesta por diferentes productos, se debe repetir la fila de la orden tantas veces como productos haya que asociar. Por ejemplo: La orden 1 del ejemplo anterior, tiene 3 productos, entonces, el archivo debería quedar así:

Generados en la importación (autogenerados)

Si no cuentas con toda la información para los atributos requeridos , hay algunos atributos que los puede generar QuadMinds.

Esta generación sólo está disponible si cargas tus órdenes Desde tus archivos o mediante carga rápida

👍

Atributos que puede generar QuadMinds

• Código de cliente
• Código de orden
• Fecha
• Tipo de operación (Entrega, Retiro, Cobro)
• Duración de la entrega

¿Cómo se autogeneran los atributos?

• Código de cliente:
  • El importador busca el último código de cliente existente dentro del usuario (si es numérico) y crea un código a partir de ese número. (por ejemplo: si el último cliente cargado es 1560, el importador creará el cliente con el código 1561)
• Código de orden:
  • El importador busca el último código de orden existente dentro del usuario (si es numérico) y crea un código a partir de ese número. (por ejemplo: si el código de la último Orden cargada es 000354, entonces el importador creará una Orden con el código 000355)
• Fecha:
  • Podrás elegir asignarle a todas las órdenes de tu archivo la fecha del día en que las estés cargando.
• Tipo de operación:
  • Podrás definirle a todas las órdenes si son Entregas o Retiros.
• Duración de la entrega:
  • Podrás asignarle a todas las órdenes el mismo tiempo de duración estimada.

🚧

Limitaciones cuando se genera el código de cliente y/o de Orden

Si eliges generar estos códigos al importar un archivo, NO podrás:

• Cargar varias órdenes a un mismo cliente
• Cargar varios productos a una mismo Orden

Ya que el importador le asignará un código diferente a cada fila del archivo, sin tener en cuenta si el cliente tiene el mismo nombre.

De igual modo con los productos, como a cada fila se le asignará un código de orden diferente, entonces los productos no quedarán agrupados por el código de la orden.

Opcionales pero fundamentales

Los campos de las columnas Opcionales se refieren a información muy importante para lograr buenos resultados al planificar y optimizar las rutas.

📘

Atributos Opcionales

• Latitud
• Longitud
• Teléfono
• Email del cliente
• Código de Producto
• Descripción del Producto
• Cantidad de Producto
• Peso
• Volumen
• Dinero
• Ventana Horaria 1
• Ventana Horaria 2
• Notas
• Agrupador
• Email del vendedor/Seller
• Vehículo
• Habilidades

🚧

Recomendación Importante

Cuantos más campos opcionales completes:

• Mejor será la optimización de las rutas
• Más rápida será la tarea de planificación
• Mejor será la comunicación con los conductores y los clientes.

Los campos Opcionales

Si cuentas con:

• Latitud y la Longitud de los clientes, ahorrarás mucho tiempo de tener que ubicarlos en el mapa o confirmar la dirección ingresada.

• El Teléfono del cliente (si es en formato WhatsApp, mejor), el chofer podrá enviarle mensajes y/o llamarlo desde la App Control de entregas. Incluir en el número de teléfono el código de país seguido del número (típicamente el formato de WhatsApp) Ejemplos: Chile > 56971728456, Argentina > 541185457859, México > 523333572969, Paraguay > 595985944477, Colombia > 573132432971, España > 34672461286

• El Email del cliente, es fundamental para enviarle notificaciones con el estado de su pedido. Esto aumenta la calidad del servicio y asegura una buena experiencia y valoración por parte de los clientes.

• Los datos del producto son útiles en los casos de entregas parciales; para que puedas saber lo que el conductor debe rendir al llegar al depósito ahorrando tiempo operativo a ambos.

• El Peso, Volumen y Dinero son importantes para asegurar que los vehículos salgan cargados al máximo de sus capacidades, es decir maximizar la capcidad de cada vehículo.

  • Esto dependerá del tipo de producto que transportes, por ejemplo, si los productos son muy livianos (objetos de plástico vacíos) la capacidad, en "Peso", del vehículo nunca llegará a su máximo, pero si, probablemente, el "Volumen".
  • El "Dinero" es muy importante para saber, al momento de armar la planificación, con cuánto dinero en mercadería viajará cada vehículo; entonces, si transportas productos de alto valor que superada "x" cantidad de dinero en mercadería, es requerido el acompañamiento de un vehículo de seguridad, podrás dimensionar cuáles vehículos demandaran el servicio y por cuanto tiempo, ya que además puedes ordenar la secuencia de clientes a visitar, asegurandote de visitar primero los clientes que reciben la mercadería mas costosa.

• Ventanas horarias del cliente: Son imprescindibles para que el orden de visita que surge de la optimización de la ruta, haga posible cumplir con todos los clientes, e incluso poder priorizarlos en la secuencia de la ruta, para asegurar una buena calidad de servicio. Ejemplo de Formato requerido: 09:00 - 18:00
  Para profundizar sobre este importante tema: Definir la secuencia de las visitas

• Las Notas, son ayudas para el conductor, y también para la calidad de tu servicio. Asegurarás que el conductor llegue bien al punto de entrega y/o tenga alguna consideración sobre los pedidos.

• El Agrupador, es una etiqueta que puedes asignarla a cada orden que te permite planificarlas por separado.

  • Por ejemplo, cuando hay tipos de productos diferentes que no pueden ir en un mismo camión (por ejemplo: secos y refrigerados), entonces en el mapa puedes filtrar las ordenes de con agrupador "seco", planificar las rutas y luego hacer lo mismo con las ordenes de agrupador "refrigerados".
  • Otro escenario de uso es etiquetar las ordenes de acuerdo a la zona geográfica (por ejemplo Sur y Norte), de esta forma dos usuarios pueden planificar rutas al mismo tiempo. En el primer caso, el beneficio es evitar errores en el picking y la carga de los camiones y en el segundo ahorrar tiempo operativo.

• Email del vendedor o Seller: Con este dato podrás darle visibilidad del estado de las entregas a terceros interesados. Con esta herramienta puedes incrementar el nivel de tu servicio .
  Para profundizar: Portal de órdenes

• El vehículo: Si tus rutas son recurrentes o cada cliente tiene un vehículo asignado de forma fija, puedes generar una asociación Cliente/Vehículo para ganar tiempo de planificación utilizando los criterios de tu operatoria.
  Este tema lo detallamos en Relacionar Vehículos con Clientes

Por último,

• Las habilidades (se refieren al tipo de producto para el que está preparado un vehículo), son útiles para rutear tus ordenes de acuerdo a las características especiales de tus vehículos. generando una asociación Orden/vehículo, que el algoritmo de optimización tendrá en cuenta. es útil para ganar tiempo de planificación utilizando los criterios de tu operatoria. Asignación por habilidades

📘

Para profundizar

Sea que utilices un archivo o no para cargar órdenes, te invitamos a descargar la "Plantilla QM" y revisar, tanto el encabezado, como los ejemplos de formato de los campos.